Blog
Cara mendapatkan transkrip Microsoft Teams
Penulis: Hushscript Diterbitkan: Terakhir ditinjau:
Microsoft Teams dapat mentranskripsikan rapat selagi berlangsung, dan jika itu berhasil, transkripnya ada di obrolan rapat sesudahnya, siap diunduh. Yang merepotkan adalah semua kasus lainnya: transkripsi dimatikan untuk organisasi Anda, Anda bergabung dari luar perusahaan, panggilan direkam tetapi tidak pernah ditranskripsikan, atau seseorang mengirimi Anda MP4 tiga minggu kemudian tanpa teks apa pun.
Kedua situasi itu ada jalan keluarnya. Berikut cara mengambil transkrip yang sudah disimpan Teams, arti sebenarnya dari tiap kasus yang gagal, berapa lama waktu Anda sebelum file kedaluwarsa, dan cara membuat transkrip sendiri hanya dari rekamannya.
Unduh transkrip yang sudah dibuat Teams
Jika transkripsi berjalan selama panggilan, transkripnya ada di dalam rapat itu sendiri. Buka Teams, masuk ke Chat, buka obrolan untuk rapat yang sudah lewat itu, lalu cari tab Transcript di bawah Recap. Di sebelah kontrol unduh ada dropdown untuk menyimpannya sebagai dokumen Word atau file subtitle WebVTT. Microsoft mendokumentasikan seluruh langkahnya di start, stop, and download live transcripts.
Dua hal menentukan apakah cara itu berhasil bagi Anda. Untuk rapat biasa, transkrip disimpan di OneDrive for Business milik penyelenggara, atau di situs SharePoint kanal untuk rapat kanal, sehingga transkrip mengikuti akun penyelenggara, bukan akun Anda. Selain itu, pengunduhan secara default dibatasi untuk penyelenggara dan penyelenggara bersama, dan administrator dapat melonggarkannya lewat kebijakan rapat. Jika tab-nya ada tetapi unduhannya tidak, izin itulah penyebabnya.
Saat Teams tidak punya transkrip untuk Anda
Tab transkrip yang kosong bukan satu masalah, melainkan enam, dan masing-masing mengarah ke solusi yang berbeda:
- Transkripsi dimatikan oleh kebijakan. Pengaturan Transcription di Teams admin center ditetapkan per pengguna atau grup, dan banyak organisasi membiarkannya mati. Tidak seorang pun di rapat dapat memulai transkripsi, apa pun lisensinya.
- Anda bergabung sebagai tamu atau dari organisasi lain. Tamu dan peserta eksternal tidak dapat memulai transkripsi meskipun bisa ikut serta sepenuhnya dalam hal lain. Kontrolnya memang tidak ditawarkan kepada mereka.
- Rapat direkam tetapi tidak ditranskripsikan. Keduanya adalah sakelar yang terpisah. Jika perekaman berjalan dan transkripsi tidak, tidak ada file transkrip yang disimpan di samping rekaman, dan transkrip itu tidak dapat dibuat belakangan dari dalam Teams.
- Copilot dinonaktifkan untuk rapat itu. Mematikan Copilot untuk sebuah rapat juga mematikan perekaman dan transkripsinya, yang mengejutkan orang yang tidak pernah menganggap keduanya berkaitan.
- Bahasa lisan salah diatur. Transkripsi langsung mengikuti satu bahasa lisan yang dikonfigurasi. Jika orang berbicara dalam bahasa lain, hasilnya tidak dapat dipakai, dan Teams hanya bisa meminta peserta yang berwenang memperbaiki pengaturan selagi rapat masih berlangsung.
- Anda membutuhkan transkripsi terjemahan. Transkripsi terjemahan langsung mengharuskan penyelenggara memiliki Teams Premium atau Copilot. Tanpa itu, semua orang hanya mendapatkan rapat dalam bahasa aslinya.
Pada empat kasus pertama, rekamannya biasanya masih ada meski transkripnya tidak, dan itulah celah yang Anda butuhkan.
Unduh rekaman sebelum kedaluwarsa
Teams dapat menghapus rekaman dan transkrip rapat sesuai timer. Kebijakan masa berlaku yang mengaturnya memiliki jangka waktu default 120 hari, setelah itu file dipindahkan ke keranjang sampah OneDrive atau SharePoint lalu dihapus permanen mengikuti jadwal keranjang sampah yang normal. Microsoft menjelaskan pengaturan dan catatannya di manage the Teams recording expiration policy. Tenant pendidikan mendapat batas yang lebih pendek, dan aturan masa penyimpanan organisasi itu sendiri menggantikan pengaturan ini sepenuhnya, ke arah mana pun.
Pelajaran praktisnya sama untuk jangka waktu yang berlaku bagi Anda: jika sebuah rekaman penting, pindahkan dari Teams ke penyimpanan Anda sendiri sejak awal, daripada baru menyadari ada yang hilang saat audit atau sengketa. Buka obrolan rapat atau kanal, temukan rekaman di bawah tab Shared, lalu gunakan More options dan Download untuk menyimpannya sebagai MP4.
Ubah rekaman itu menjadi transkrip sendiri
Setelah Anda memiliki MP4-nya, transkrip adalah langkah terpisah yang Anda kendalikan, dan tidak lagi bergantung pada lisensi atau kebijakan admin siapa pun. Unggah file di video ke teks dan Anda mendapatkan teks berlabel penutur yang dapat diedit, dicari, dan diekspor.
Ada beberapa hal yang perlu diketahui tentang cara kerja unggahan itu. Videonya sendiri tidak pernah meninggalkan perangkat Anda: trek audio diekstrak di browser dan hanya itu yang dikirim untuk pengenalan, yang penting jika rapatnya rahasia. Penutur dideteksi dan diberi label secara otomatis, dan Anda dapat mengganti nama masing-masing menjadi nama orang sebenarnya sekali saja, sehingga seluruh transkrip ikut diperbarui. Pengenalan mencakup sekitar 99 bahasa dengan deteksi otomatis, jadi panggilan yang berpindah-pindah bahasa tidak perlu diproses ulang dengan pengaturan lain. Dan transkrip yang sudah jadi dapat diekspor dalam 21 format, termasuk SRT dan VTT yang Anda perlukan untuk memberi teks pada rekaman yang dibagikan.
Transkrip bawaan atau buatan Anda sendiri
| Yang Anda butuhkan | Transkrip langsung Teams | Mengunggah rekaman |
|---|---|---|
| Berfungsi setelah rapat berakhir | Tidak, harus berjalan selama panggilan | Ya, kapan saja selama Anda masih memiliki filenya |
| Tersedia bagi tamu dan orang eksternal | Tidak | Ya, siapa saja yang memegang filenya |
| Bergantung pada kebijakan admin atau lisensi | Ya | Tidak |
| Nama penutur yang dapat Anda koreksi | Terbatas pada daftar peserta rapat | Ubah nama tiap penutur di editor |
| Format ekspor | Word atau WebVTT | 21 format, termasuk SRT dan VTT |
| Bertahan dari kebijakan masa berlaku | Tidak, kedaluwarsa bersama file rapat | Ya, transkripnya tetap milik Anda |
Transkrip bawaan memang jalur tercepat saat tersedia: tidak ada biaya tambahan, sudah ada, dan tidak perlu mengunggah. Tabel ini membahas hari-hari lainnya.
Jalur mana yang diambil
Jika transkripsi berjalan dan Anda dapat mengunduh filenya, ambil saja dan selesai. Jika tidak, keluarkan rekaman dari Teams lebih dulu, karena file itulah yang dikejar waktu, dan yang lainnya dapat dibangun ulang darinya.
Untuk rapat yang terus membentur tembok yang sama, yaitu tamu yang tidak dapat memulai transkripsi, kebijakan yang tidak akan diubah siapa pun, atau panggilan dengan orang dari tiga organisasi, lebih sederhana berhenti mengandalkan platform rapat untuk teks dan mentranskripsikan rekamannya sendiri. Mulailah dengan rapat terakhir yang penting: unggah rekamannya ke video ke teks dan lihat apakah hasil berlabel penutur itu yang sejak awal Anda butuhkan dari Teams.
Sumber dan standar independen
Hushscript merujuk pada sumber independen yang bukan pesaing ini. Sumber tersebut menjelaskan penelitian, standar, atau cara kerja platform dan tidak memberikan dukungan kepada Hushscript.
Sumber ditinjau: