บล็อก

วิธีรับข้อความถอดเสียงจาก Microsoft Teams

ผู้เขียน: Hushscript | เผยแพร่: 3 กันยายน 2569 | ตรวจสอบล่าสุด: 3 กันยายน 2569

Microsoft Teams สามารถถอดเสียงการประชุมได้ระหว่างที่การประชุมกำลังดำเนินอยู่ และเมื่อระบบทำงาน ข้อความถอดเสียงจะรออยู่ในแชทของการประชุมพร้อมให้ดาวน์โหลดในภายหลัง กรณีที่ยุ่งยากคือกรณีอื่นๆ ทั้งหมด: การถอดเสียงถูกปิดไว้สำหรับองค์กรของคุณ คุณเข้าร่วมจากนอกบริษัท สายนั้นถูกบันทึกไว้แต่ไม่เคยถูกถอดเสียง หรือมีใครสักคนส่งไฟล์ MP4 มาให้คุณสามสัปดาห์ให้หลังโดยไม่มีข้อความติดมาด้วย

ทั้งสองสถานการณ์มีทางแก้ นี่คือวิธีดึงข้อความถอดเสียงที่ Teams เก็บไว้อยู่แล้ว ความหมายที่แท้จริงของแต่ละกรณีที่ล้มเหลว ระยะเวลาที่คุณมีก่อนไฟล์จะหมดอายุ และวิธีสร้างข้อความถอดเสียงขึ้นเองจากเพียงแค่ไฟล์บันทึก

ดาวน์โหลดข้อความถอดเสียงที่ Teams สร้างไว้แล้ว

หากมีการถอดเสียงระหว่างสาย ข้อความถอดเสียงจะอยู่ในตัวการประชุมนั้นเอง เปิด Teams ไปที่ Chat เปิดแชทของการประชุมที่ผ่านมานั้น แล้วมองหาแท็บ Transcript ใต้ Recap ถัดจากตัวควบคุมดาวน์โหลดจะมีเมนูแบบเลื่อนลงให้คุณบันทึกเป็นเอกสาร Word หรือไฟล์ซับไตเติ้ล WebVTT Microsoft มีเอกสารอธิบายขั้นตอนทั้งหมดไว้ในการเริ่ม หยุด และดาวน์โหลดข้อความถอดเสียงสด

มีรายละเอียดสองอย่างที่กำหนดว่าวิธีนี้จะใช้ได้กับคุณหรือไม่ ข้อความถอดเสียงจะถูกเก็บไว้ใน OneDrive for Business ของผู้จัดการประชุมสำหรับการประชุมทั่วไป หรือในไซต์ SharePoint ของช่องสำหรับการประชุมในช่อง จึงตามบัญชีของผู้จัดการประชุม ไม่ใช่บัญชีของคุณ และการดาวน์โหลดถูกจำกัดไว้ตามค่าเริ่มต้นให้เฉพาะผู้จัดการประชุมและผู้ร่วมจัดเท่านั้น ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถผ่อนปรนได้ด้วยนโยบายการประชุม หากมีแท็บอยู่แต่ดาวน์โหลดไม่ได้ นี่คือสาเหตุจากสิทธิ์การเข้าถึงนั่นเอง

เมื่อ Teams ไม่มีข้อความถอดเสียงให้คุณ

แท็บข้อความถอดเสียงที่ว่างเปล่าไม่ใช่ปัญหาเดียว แต่เป็นหกปัญหา และแต่ละปัญหาชี้ไปที่ทางแก้ที่ต่างกัน:

• การถอดเสียงถูกปิดไว้ตามนโยบาย สวิตช์ Transcription ใน Teams admin center ถูกตั้งค่าแยกตามผู้ใช้หรือกลุ่ม และหลายองค์กรก็ปล่อยให้ปิดไว้ ไม่มีใครในที่ประชุมสามารถเริ่มการถอดเสียงได้ ไม่ว่าจะมีสิทธิ์การใช้งานแบบใดก็ตาม
• คุณเข้าร่วมในฐานะแขกหรือมาจากองค์กรอื่น แขกและผู้เข้าร่วมจากภายนอกไม่สามารถเริ่มการถอดเสียงได้ แม้จะเข้าร่วมประชุมได้เต็มรูปแบบในด้านอื่น ตัวควบคุมนี้ไม่ถูกเปิดให้ใช้งานสำหรับพวกเขาเลย
• การประชุมถูกบันทึกแต่ไม่ได้ถูกถอดเสียง ทั้งสองอย่างเป็นสวิตช์แยกกัน หากมีการบันทึกแต่ไม่มีการถอดเสียง จะไม่มีไฟล์ข้อความถอดเสียงถูกเก็บไว้คู่กับไฟล์บันทึก และไม่สามารถสร้างย้อนหลังได้จากภายใน Teams
• Copilot ถูกปิดไว้สำหรับการประชุมนั้น การปิด Copilot สำหรับการประชุมหนึ่งจะปิดทั้งการบันทึกและการถอดเสียงไปด้วย ซึ่งทำให้หลายคนแปลกใจเพราะไม่เคยคิดว่าทั้งสองอย่างนี้เกี่ยวข้องกัน
• ภาษาพูดถูกตั้งค่าผิด การถอดเสียงสดจะทำตามภาษาพูดที่ตั้งค่าไว้เพียงภาษาเดียว หากผู้คนพูดภาษาอื่น ผลลัพธ์จะใช้งานไม่ได้ และ Teams ทำได้เพียงแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมที่มีสิทธิ์ให้แก้ไขการตั้งค่าขณะที่การประชุมยังดำเนินอยู่เท่านั้น
• คุณต้องการข้อความถอดเสียงที่แปลภาษา การถอดเสียงสดพร้อมแปลภาษาต้องให้ผู้จัดการประชุมมี Teams Premium หรือ Copilot หากไม่มี ทุกคนจะได้รับข้อความของการประชุมเป็นภาษาต้นฉบับเท่านั้น

ในสี่กรณีแรก ไฟล์บันทึกมักจะยังคงอยู่แม้ข้อความถอดเสียงจะไม่มี ซึ่งเป็นช่องทางที่คุณต้องการ

ดาวน์โหลดไฟล์บันทึกก่อนที่จะหมดอายุ

Teams สามารถลบไฟล์บันทึกและข้อความถอดเสียงของการประชุมได้ตามกำหนดเวลา นโยบายวันหมดอายุที่ควบคุมเรื่องนี้มีระยะเวลาเริ่มต้นที่ 120 วัน หลังจากนั้นไฟล์จะถูกย้ายไปที่ถังรีไซเคิลของ OneDrive หรือ SharePoint แล้วจะถูกลบถาวรตามกำหนดเวลาปกติของถังรีไซเคิล Microsoft อธิบายการตั้งค่าและข้อควรระวังไว้ในการจัดการนโยบายวันหมดอายุของไฟล์บันทึก Teams องค์กรด้านการศึกษาจะมีเพดานที่สั้นกว่า และนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของแต่ละองค์กรจะแทนที่การตั้งค่านี้ได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะในทิศทางใด

บทเรียนในทางปฏิบัติจะเหมือนกันไม่ว่าระยะเวลาใดจะใช้กับคุณ: หากไฟล์บันทึกมีความสำคัญ ให้นำออกจาก Teams มาเก็บไว้ในที่จัดเก็บของคุณเองแต่เนิ่นๆ แทนที่จะมาพบช่องว่างนี้ตอนตรวจสอบบัญชีหรือมีข้อพิพาท เปิดแชทของการประชุมหรือช่อง หาไฟล์บันทึกใต้แท็บ Shared แล้วใช้ More options และ Download เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ MP4

เปลี่ยนไฟล์บันทึกนั้นให้เป็นข้อความถอดเสียงด้วยตัวเอง

เมื่อคุณมีไฟล์ MP4 แล้ว การถอดเสียงจะเป็นขั้นตอนแยกที่คุณควบคุมได้เอง และไม่ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การใช้งานหรือนโยบายของผู้ดูแลระบบของใครอีกต่อไป อัปโหลดไฟล์ที่วิดีโอเป็นข้อความ แล้วคุณจะได้ข้อความที่มีป้ายกำกับผู้พูดกลับมา ซึ่งแก้ไข ค้นหา และส่งออกได้

มีบางเรื่องที่ควรรู้เกี่ยวกับวิธีที่การอัปโหลดนี้ทำงาน ตัววิดีโอเองจะไม่ออกจากอุปกรณ์ของคุณเลย: แทร็กเสียงจะถูกแยกออกในเบราว์เซอร์และมีเพียงส่วนนั้นเท่านั้นที่ถูกส่งไปเพื่อรู้จำเสียง ซึ่งสำคัญมากเมื่อการประชุมนั้นเป็นความลับ ผู้พูดจะถูกตรวจจับและติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ และคุณสามารถเปลี่ยนชื่อแต่ละคนให้เป็นชื่อจริงได้เพียงครั้งเดียว แล้วข้อความถอดเสียงทั้งหมดจะอัปเดตตาม การรู้จำเสียงครอบคลุมประมาณ 99 ภาษาด้วยการตรวจจับอัตโนมัติ ดังนั้นสายที่สลับไปมาระหว่างภาษาจึงไม่ต้องรันใหม่ภายใต้การตั้งค่าอื่น และข้อความถอดเสียงที่เสร็จแล้วส่งออกได้ 21 รูปแบบ รวมถึง SRT และ VTT ที่คุณต้องใช้ทำซับไตเติ้ลให้ไฟล์บันทึกที่แชร์

ข้อความถอดเสียงในตัวหรือทำเอง

ข้อความถอดเสียงในตัวเป็นทางที่เร็วที่สุดจริงๆ เมื่อมีให้ใช้: ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม มีอยู่แล้ว และไม่ต้องอัปโหลดอะไรเลย ตารางนี้พูดถึงวันอื่นๆ ที่ไม่เป็นแบบนั้น

ควรเลือกทางไหน

หากมีการถอดเสียงและคุณดาวน์โหลดไฟล์ได้ ให้ใช้ไฟล์นั้นแล้วจบตรงนั้น หากไม่มี ให้นำไฟล์บันทึกออกจาก Teams ก่อนเป็นอันดับแรก เพราะไฟล์นั้นคือไฟล์ที่มีเวลาจำกัด และทุกอย่างที่เหลือสร้างขึ้นใหม่ได้จากไฟล์นั้น

สำหรับการประชุมที่เจอปัญหาเดิมซ้ำๆ แขกที่เริ่มการถอดเสียงไม่ได้ นโยบายที่ไม่มีใครจะเปลี่ยน หรือสายที่มีคนจากสามองค์กรเข้าร่วม การเลิกพึ่งพาแพลตฟอร์มการประชุมสำหรับข้อความไปเลยแล้วถอดเสียงไฟล์บันทึกเองจะง่ายกว่า เริ่มจากการประชุมล่าสุดที่สำคัญ: นำไฟล์บันทึกไปที่วิดีโอเป็นข้อความ แล้วดูว่าผลลัพธ์ที่มีป้ายกำกับผู้พูดคือสิ่งที่คุณต้องการจาก Teams ตั้งแต่แรกหรือไม่