Ücretsiz Toplantı Tutanağı Örneği

# Toplantı tutanağı

_Gri metni değiştir ve kullanmadığın isteğe bağlı bölümleri sil._

## Toplantı bilgileri

**Grup veya kuruluş:** _Grubun adı_

**Toplantı türü:** _Olağan, olağanüstü, komite veya ekip_

**Tarih:** _Toplantının günü_

**Başlangıç saati:**

**Yer veya görüntülü görüşme bağlantısı:**

**Başkan:** _Toplantıya kim başkanlık etti_

**Tutanağı tutan:**

## Katılım

| Ad | Görev | Katıldı, katılmadı veya mazeretli |
| --- | --- | --- |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |

**Konuklar:**

## Toplantı yeter sayısı isteğe bağlı

**Toplantı yeter sayısı sağlandı:** ☐ Evet ☐ Hayır

## Önceki tutanak isteğe bağlı

**Önceki toplantının tutanağı:** ☐ okunduğu gibi onaylandı ☐ düzeltilerek onaylandı ☐ gündeme alınmadı

## Gündem

1. Birinci gündem maddesi
2. İkinci gündem maddesi
3. Üçüncü gündem maddesi

## Özet

_İki ila dört cümle: toplantının amacı ve ana sonucu._



## Görüşmeler ve sonuçlar

| Gündem maddesi | Görüşme özeti (isteğe bağlı) | Sonuç |
| --- | --- | --- |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |

_Neye karar verildiğini veya ne yapıldığını yaz. Görüşmeyi yalnızca resmî olmayan toplantılarda özetle; resmî tutanaklar tartışmayı değil, önergeleri ve kararları kaydeder._

## Kararlar

| Karar | Nasıl alındı (oylama, uzlaşı veya başkan) |
| --- | --- |
|   |   |
|   |   |
|   |   |

## Önergeler ve oylamalar isteğe bağlı

| Önerge (tam metni) | Öneren | Sonuç (kabul veya ret) | Oy sayısı, sayıldıysa |
| --- | --- | --- | --- |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |

## Eylem maddeleri

| Eylem | Sorumlu | Son tarih | Durum |
| --- | --- | --- | --- |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |

## Açık sorular

- Birinci açık soru
- İkinci açık soru

## Sonraki toplantı

**Tarih:**

**Saat:**

**Yer:**

## Kapanış

**Toplantının bitiş saati:**

## Onay isteğe bağlı

Sekreter: ______________

Başkan: ______________

Onay tarihi: ______________

Template from hushscript.com

Toplantı tutanağında neler olmalı

Tutanak, orada bulunmayan kişiler için üç soruyu yanıtlar: kimler toplandı, neye karar verildi ve sırada ne var. Şablon bu sırayı izler.

• Bilgiler ve katılım. Grup, tarih, saat, yer, başkan, tutanağı tutan ve gelenler.
• Gündem ve sonuçlar. Her gündem maddesi için sonucuyla bir satır; toplantı resmî değilse bir de görüşme özeti.
• Kararlar. Neye karar verildiği ve nasıl: oylama, uzlaşı ya da başkanın kararı.
• Eylem maddeleri. Eylem, sorumlusu, son tarihi ve durumu.
• Sonraki toplantı ve kapanış. Bir sonraki buluşma zamanı ve bu toplantının bitiş saati.

W3C’nin tutanak tutma ipuçları işi dört şeye indirir: görüşülen konular, eylem maddeleri, kararlar ve duyurular. Başlamadan önce bir toplantı tutanağı örneği görmek istersen, yukarıdaki önizleme her bölümü sırasıyla, doldurulmaya hazır gösterir. Resmî bir kurul için Robert’s Rules of Order SSS daha açıktır: “Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.” (Tutanak, toplantıda yapılanların kaydıdır; söylenenlerin değil.) Biçim sadedir: kısa girişler, tarafsız ifadeler, satır başına tek karar.

Bu şablonla toplantı tutanağı nasıl tutulur

1. Toplantıdan önce. Şablonu kopyala. Grubu, tarihi, başkanı ve gündem maddelerini doldur; davet edilenleri katılım tablosuna yaz.
2. Toplantı sırasında. Her konuşmayı değil, her gündem maddesinin sonucunu yaz. Kararları alındıkları anda not et. Biri bir eylem üstlendiğinde adını ve son tarihi hemen yaz.
3. Hemen sonra. Oda hâlâ aklındayken girişleri düzenle, sonra taslağı başkana gönder.

Tutanağı tutan sensen, boş satırlar yalnızca olanı yazman için oradadır. Kullanmadığın satırları sil.

Eylem maddeli toplantı tutanağı

Eylem maddeleri çoğu zaman tutanağın geri kalanı okunmadan okunur, W3C ipuçlarının da belirttiği gibi; bu yüzden her eylemi tek başına anlaşılacak şekilde yaz. Bir fiille başla, tek bir sorumlu belirt ve bir tarih ver: “Revize bütçeyi finans ekibine gönder. Sorumlu: Elif. Son tarih: 14 Kasım.” Durumu son sütunda izle ve açık maddeleri bir sonraki toplantının tutanağına taşı. Şablonda ayrıca henüz kimsenin çözemediği konular için bir Açık sorular listesi var.

Yönetim kurulu, dernek ve site yönetimi toplantı tutanakları

Resmî gruplar daha fazlasını kaydeder. İsteğe bağlı bölümler bunları kapsar:

• Toplantı yeter sayısı. Robert’s Rules’a göre toplantı yeter sayısı olmadan esaslı bir iş yapılamaz; bu yüzden resmî kurullar yeter sayının sağlandığını not eder.
• Önceki tutanak. Son tutanağın okunduğu gibi mi, düzeltilerek mi onaylandığını yoksa gündeme alınmadığını kaydet.
• Önergeler ve oylamalar. Her önergenin tam metni, kimin önerdiği, sonuç ve sayıldıysa oy sayısı.
• Onay. Sekreter ve başkan için imza ve tarih satırları.

Bunları bir yönetim kurulu, bir dernek ya da vakıf yönetim kurulu, bir site veya apartman yönetimi, bir şirket toplantısı, bir komite, bir okul aile birliği ya da bir kulüp için kullan. Grubunun bunlardan hangilerini ve hangi biçimde kaydetmesi gerektiğini tüzüğü, esas sözleşmesi, yönetim planı ya da başka yönetim belgeleri belirler. Herhangi bir şablona güvenmeden önce bunlara bak.

Toplantı notu mu, toplantı tutanağı mı?

Tutanak, toplantının ortak kaydıdır. Toplantı notu ise senin ya da ekibin için daha hafif bir çalışma kaydıdır. Bu şablon ikisine de uyar. Ekip, haftalık, proje ya da iş toplantısı notları için ve birebir görüşmelerde isteğe bağlı bölümleri sil. Bilgileri, özeti, kararları, eylem maddelerini ve açık soruları bırak. Geriye kısa, sade bir tutanak kalır. Bir kurul ya da komite toplantısı için resmî bölümleri tut.

Word, Google Docs ya da Notion’da kullan

• Word. İndirdiğin .docx dosyasını aç ve gri metni değiştir. Kullanmadığın isteğe bağlı bölümleri sil.
• Google Docs. .docx dosyasını Google Drive’a yükle ve çift tıklayıp Google Docs’ta aç. Google adımları Office dosyaları yardım sayfasında anlatır.
• Notion. Notion Markdown dosyalarını içe aktarır; indirdiğin .md dosyasını aktar. Notion’ın içe aktarma yardımına bak.
• Kâğıtta. Bu sayfadaki Yazdır düğmesini ya da Word dosyasının çıktısını kullan; yazmak için boş satırları olan, yazdırılabilir bir toplantı tutanağı örneği elde edersin.

Şablonu kullanmak, kopyalamak ve düzenlemek ücretsizdir, kaynak göstermek gerekmez.

Tutanağı bir kayıttan doldur

Toplantıdaki herkes kayda razıysa kaydı toplantı deşifresine yükle. Tam yazıya çevirme için hesap ve dakika gerekir. Uygun kişisel hesaplar, kart doğrulamasından sonra ya da ilk satın alımla bir kez 30 ücretsiz dakika alır. Konuşmacı etiketleri ve zaman kodları olan düzenlenebilir bir deşifre alırsın; kimin neyi kabul ettiğini kontrol edebilirsin.

Deşifre başına ilk isteğe bağlı Insights üretimi ücretsizdir. Özet, kararlar ve eylem maddeleri içeren bir toplantı tutanağı dışa aktarımı oluşturur. Bunu taslak say: her satırı deşifreyle karşılaştır, sonra katılımı, sorumluları, son tarihleri, önergeleri ve onayı kendin ekle. Henüz kaydın yok mu? Ücretsiz ses kaydedici cihazında kayıt yapar.

Güncelleme: 1 Kasım 2026