Bezpłatny wzór protokołu ze spotkania

# Protokół ze spotkania

_Zastąp szary tekst własnym i usuń opcjonalne sekcje, których nie używasz._

## Dane spotkania

**Grupa lub organizacja:** _Nazwa grupy_

**Rodzaj spotkania:** _Zwykłe, nadzwyczajne, komisji lub zespołu_

**Data:** _Dzień spotkania_

**Godzina rozpoczęcia:**

**Miejsce lub link do wideorozmowy:**

**Osoba prowadząca:** _Kto przewodniczył spotkaniu_

**Protokół sporządziła lub sporządził:**

## Lista obecności

| Imię i nazwisko | Rola | Obecność, nieobecność lub usprawiedliwienie |
| --- | --- | --- |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |

**Goście:**

## Kworum opcjonalnie

**Kworum jest:** ☐ Tak ☐ Nie

## Poprzedni protokół opcjonalnie

**Protokół z poprzedniego spotkania został:** ☐ przyjęty bez zmian ☐ przyjęty z poprawkami ☐ pominięty

## Porządek obrad

1. Pierwszy punkt porządku obrad
2. Drugi punkt porządku obrad
3. Trzeci punkt porządku obrad

## Podsumowanie

_Od dwóch do czterech zdań: cel spotkania i jego główny wynik._



## Przebieg i ustalenia

| Punkt porządku obrad | Streszczenie dyskusji (opcjonalnie) | Ustalenie |
| --- | --- | --- |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |

_Zapisz, co postanowiono lub zrobiono. Dyskusję streszczaj tylko na nieformalnych spotkaniach; formalny protokół zapisuje wnioski i decyzje, a nie przebieg debaty._

## Decyzje

| Decyzja | Sposób podjęcia (głosowanie, konsensus lub decyzja osoby prowadzącej) |
| --- | --- |
|   |   |
|   |   |
|   |   |

## Wnioski i głosowania opcjonalnie

| Wniosek (dokładne brzmienie) | Zgłosił(a) | Wynik (przyjęty lub odrzucony) | Liczba głosów, jeśli liczono |
| --- | --- | --- | --- |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |

## Zadania do wykonania

| Zadanie | Osoba odpowiedzialna | Termin | Stan realizacji |
| --- | --- | --- | --- |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |

## Otwarte pytania

- Pierwsze otwarte pytanie
- Drugie otwarte pytanie

## Następne spotkanie

**Data:**

**Godzina:**

**Miejsce:**

## Zamknięcie spotkania

**Spotkanie zakończono o godzinie:**

## Zatwierdzenie opcjonalnie

Sekretarz: ______________

Osoba prowadząca: ______________

Data zatwierdzenia: ______________

Template from hushscript.com

Co zawiera protokół ze spotkania

Protokół odpowiada osobom nieobecnym na trzy pytania: kto się spotkał, co postanowiono i co będzie dalej. Wzór trzyma się tej kolejności.

• Dane i obecność. Grupa, data, godzina, miejsce, osoba prowadząca, kto sporządził protokół i kto przyszedł.
• Porządek obrad i ustalenia. Jeden wiersz na punkt porządku obrad wraz z jego wynikiem oraz streszczenie dyskusji, jeśli spotkanie jest nieformalne.
• Decyzje. Co postanowiono i w jaki sposób: głosowanie, konsensus lub decyzja osoby prowadzącej.
• Zadania do wykonania. Zadanie, osoba odpowiedzialna, termin i status.
• Następne spotkanie i zamknięcie. Kiedy spotykacie się znowu i kiedy zakończyło się to spotkanie.

Wskazówki W3C dotyczące protokołowania sprowadzają zadanie do czterech rzeczy do zapisania: tematów dyskusji, zadań, decyzji i ogłoszeń. Jeśli chcesz zobaczyć przykład protokołu przed pierwszym spotkaniem, podgląd powyżej pokazuje po kolei każdą sekcję, gotową do wypełnienia. Dla ciała formalnego najczęstsze pytania Robert’s Rules of Order są jeszcze bardziej stanowcze: “Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.” (protokół jest zapisem tego, co zrobiono na spotkaniu, a nie tego, co powiedziano). Format jest prosty: krótkie wpisy, neutralne słowa, jedna decyzja w wierszu.

Jak napisać protokół ze spotkania za pomocą tego wzoru

1. Przed spotkaniem. Skopiuj wzór. Wpisz grupę, datę, osobę prowadzącą i punkty porządku obrad, a w tabeli obecności wypisz zaproszone osoby.
2. W trakcie spotkania. Zapisuj wynik każdego punktu porządku obrad, a nie każdą wypowiedź. Notuj każdą decyzję, gdy zapada. Gdy ktoś bierze zadanie, od razu wpisz jego nazwisko i termin.
3. Zaraz po spotkaniu. Uporządkuj wpisy, dopóki pamiętasz przebieg, a potem wyślij szkic osobie prowadzącej.

Jeśli to ty protokołujesz, puste wiersze są po to, żeby wpisać tylko to, co się wydarzyło. Usuń wiersze, których nie używasz.

Protokół ze spotkania z zadaniami do wykonania

Zadania często czyta się bez reszty protokołu, jak zauważają wskazówki W3C, więc sformułuj każde tak, by zrozumiano je samodzielnie. Zacznij od czasownika, wskaż jedną osobę odpowiedzialną i podaj termin: “Wyślij poprawiony budżet do działu finansów. Osoba odpowiedzialna: Priya. Termin: 14 listopada.” Status śledź w ostatniej kolumnie, a otwarte zadania przenoś do protokołu następnego spotkania. We wzorze jest też lista Otwartych pytań na to, czego nikt jeszcze nie rozstrzygnął.

Protokół z posiedzenia zarządu, stowarzyszenia i wspólnoty mieszkaniowej

Grupy formalne zapisują więcej. Obejmują to sekcje opcjonalne:

• Kworum. Według Robert’s Rules bez kworum nie można rozstrzygać istotnych spraw, więc ciała formalne odnotowują, że kworum było.
• Poprzedni protokół. Zapisz, czy poprzedni protokół został przyjęty bez zmian, przyjęty z poprawkami czy pominięty.
• Wnioski i głosowania. Dokładne brzmienie każdego wniosku, kto go zgłosił, wynik i liczba głosów, jeśli głosy liczono.
• Zatwierdzenie. Miejsca na podpis i datę sekretarza oraz osoby prowadzącej.

Użyj ich dla zarządu lub rady nadzorczej, zarządu stowarzyszenia lub fundacji, zarządu wspólnoty mieszkaniowej, zgromadzenia wspólników spółki z o.o., komisji, rady rodziców, parafii czy klubu. To, co twoja grupa musi zapisywać i w jakiej formie, określają statut, umowa spółki lub inne dokumenty, którymi się kieruje. Sprawdź je, zanim zaufasz jakiemukolwiek wzorowi.

Notatka ze spotkania czy protokół ze spotkania?

Protokół jest wspólnym zapisem spotkania. Notatka ze spotkania to lżejszy zapis roboczy dla ciebie lub twojego zespołu. Wzór pasuje do obu. W notatce z zespołowego, tygodniowego, projektowego lub biznesowego spotkania oraz z rozmowy jeden na jeden pomiń sekcje opcjonalne. Zostaw dane, podsumowanie, decyzje, zadania do wykonania i otwarte pytania. Powstanie krótki, prosty protokół. Dla posiedzenia zarządu lub komisji zachowaj sekcje formalne.

Użyj go w Wordzie, Dokumentach Google lub Notion

• Word. Otwórz pobrany plik .docx i zastąp szary tekst. Usuń opcjonalne sekcje, których nie używasz.
• Dokumenty Google. Prześlij plik .docx na Dysk Google i kliknij go dwukrotnie, aby otworzyć w Dokumentach Google. Google opisuje te kroki na stronie pomocy o plikach Office.
• Notion. Notion importuje pliki Markdown, więc zaimportuj pobrany plik .md. Zobacz pomoc Notion o imporcie.
• Na papierze. Użyj przycisku Drukuj na tej stronie albo wydrukuj plik Word, aby mieć wzór protokołu do wydruku z pustymi wierszami do pisania.

Możesz korzystać ze wzoru, kopiować go i zmieniać za darmo, a podawanie autora nie jest wymagane.

Wypełnij protokół na podstawie nagrania

Jeśli wszyscy uczestnicy spotkania zgodzili się na nagranie, prześlij je do transkrypcji spotkań. Pełna transkrypcja wymaga konta i minut. Konta osobiste spełniające warunki mogą jednorazowo otrzymać 30 bezpłatnych minut po weryfikacji karty lub przy pierwszym zakupie. Dostaniesz edytowalną transkrypcję z oznaczeniami osób mówiących i znacznikami czasu, więc możesz sprawdzić, kto na co się zgodził.

Pierwsze wygenerowanie opcjonalnych Insights dla transkrypcji jest bezpłatne. Tworzy ono eksport protokołu ze spotkania z podsumowaniem, decyzjami i zadaniami do wykonania. Potraktuj go jak szkic: sprawdź każdy wiersz z transkrypcją, a potem samodzielnie uzupełnij obecność, osoby odpowiedzialne, terminy, wnioski i zatwierdzenie. Nie masz jeszcze nagrania? Bezpłatny dyktafon nagrywa na twoim urządzeniu.

Zaktualizowano: 1 listopada 2026