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如何取得 Microsoft Teams 逐字稿

作者： Hushscript | 發布： 2026年9月3日 | 最後審閱： 2026年9月3日

Microsoft Teams 能在會議進行時即時轉錄，順利的話，會議結束後逐字稿就會留在會議聊天室裡，隨時可以下載。麻煩的是其他情況：您的組織關閉了轉錄功能、您是從公司外部加入會議、通話有錄製但從未轉錄，或是三週後有人傳給您一份沒有附上任何文字的 MP4。

這兩種情況都有解法。以下說明如何取得 Teams 已經留存的逐字稿、每一種失敗情況實際代表什麼意思、檔案過期前您還有多少時間，以及如何只憑一份錄製檔案，自己做出一份逐字稿。

下載 Teams 已經產生好的逐字稿

如果通話期間有開啟轉錄功能，逐字稿就會留在該場會議裡。開啟 Teams，點選「聊天」，打開那場過去會議的聊天記錄，在「重點回顧」底下找到「Transcript」分頁。下載按鈕旁邊有一個下拉式選單，可以讓您將檔案儲存為 Word 文件，或是 WebVTT 字幕檔。微軟在開始、停止並下載即時逐字稿一文中，完整說明了整個流程。

這是否適用於您，取決於兩個細節。一般會議的逐字稿存放在召集人的商務用 OneDrive，頻道會議則存放在該頻道的 SharePoint 網站，也就是說，檔案跟著的是召集人的帳號，而不是您的帳號。另外，下載權限預設只開放給召集人與共同召集人，系統管理員可以透過會議原則放寬這項限制。如果分頁還在，卻無法下載，原因通常就是權限。

當 Teams 沒有為您留下逐字稿

「Transcript」分頁是空的，背後其實不是一個問題，而是六種可能，每一種都指向不同的解法：

• 轉錄功能被原則關閉。 Teams 系統管理中心裡的「轉錄」切換開關，是依使用者或群組個別設定的，很多組織都選擇讓它保持關閉。這種情況下，無論授權為何，會議裡沒有人能啟動轉錄。
• 您以來賓身分加入，或來自另一個組織。 來賓與外部參與者即使能完整參與會議的其他部分，也無法啟動轉錄，這個控制項根本不會提供給他們。
• 會議有錄製，但沒有轉錄。 這是兩個各自獨立的開關。如果錄製有進行而轉錄沒有，錄製檔案旁邊就不會存有逐字稿檔案，事後也無法在 Teams 內部補產生。
• 該場會議停用了 Copilot。 為某場會議關閉 Copilot，也會一併關閉該場會議的錄製與轉錄功能，這常常讓從未想過兩者有關聯的人感到意外。
• 口說語言設定錯誤。 即時轉錄只會依照設定好的單一口說語言運作。如果與會者實際說的是別種語言，產出的結果就無法使用，而 Teams 只能在會議仍在進行時，提示有權限的參與者更正設定。
• 您需要的是翻譯後的逐字稿。 即時翻譯逐字稿需要召集人持有 Teams 進階版或 Copilot 授權。沒有的話，所有人拿到的都只會是會議的原始語言版本。

在前四種情況裡，錄製檔案通常仍然存在，只是逐字稿不在，而這正是您可以切入的地方。

下載即將過期的錄製檔案

Teams 會依時間自動刪除會議錄製檔案與逐字稿。控制這項行為的到期原則，預設時間窗口為 120 天，過期後檔案會先移到 OneDrive 或 SharePoint 的資源回收筒，再依一般資源回收筒的排程被永久清除。微軟在管理 Teams 錄製到期原則一文中，說明了相關設定與注意事項。教育租用戶的上限較短，而組織自己的保留規則，則會完全覆蓋這項設定，無論方向是延長還是縮短。

無論哪一種時間窗口適用於您，實務上的教訓都一樣：如果一份錄製檔案很重要，就該儘早把它從 Teams 移出來，存進您自己的儲存空間，而不是等到稽核或爭議發生時才發現它已經不見了。打開會議聊天室或頻道，在「共用」分頁底下找到錄製檔案，再透過「更多選項」與「下載」，將它儲存為 MP4。

自己把錄製檔案變成逐字稿

一旦拿到 MP4，接下來的逐字稿就是您自己能掌控的獨立步驟，不再依賴任何人的授權或管理原則。把檔案上傳到影片轉文字，就能取得可編輯、可搜尋、可匯出的說話者標籤文字。

這個上傳流程有幾件事值得了解。影片本身完全不會離開您的裝置：音軌會在瀏覽器中擷取出來，只有音軌會送去做語音辨識，這在會議涉及機密時格外重要。說話者會自動被偵測並標記，您只需要把每一位重新命名為真實姓名一次，整份逐字稿就會一併更新。辨識涵蓋約 99 種語言並自動偵測，因此就算通話中切換了語言，也不需要換個設定重新跑一次。完成的逐字稿可匯出成 21 種格式，包含要為分享出去的錄製檔案加上字幕時所需的 SRT 與 VTT。

內建逐字稿與自製逐字稿

內建的逐字稿，在可以使用的時候確實是最快的路徑：不用多花錢、已經幫您準備好，也不需要上傳。這張表格談的是無法這樣做的其他日子。

該選哪一條路

如果轉錄有進行，而您也能下載檔案，拿了就好，不必再多做什麼。如果沒有，就先把錄製檔案從 Teams 取出來，因為那份檔案才是真正在跟時間賽跑的東西，其他一切都可以從它重建。

如果會議一再撞上同一道牆：來賓無法啟動轉錄、一項沒人打算修改的原則、或是通話裡有來自三個不同組織的人，乾脆完全不再依賴會議平台產生文字，自己動手轉錄錄製檔案反而更簡單。從上一場重要的會議開始：把它的錄製檔案放上影片轉文字，看看有說話者標籤的結果，是不是您原本希望從 Teams 得到的東西。