Mẫu biên bản cuộc họp miễn phí

# Biên bản cuộc họp

_Thay phần chữ màu xám và xóa các mục tùy chọn bạn không dùng._

## Thông tin cuộc họp

**Nhóm hoặc tổ chức:** _Tên nhóm_

**Loại cuộc họp:** _Họp định kỳ, họp bất thường, họp ủy ban hoặc họp nhóm_

**Ngày:** _Ngày diễn ra cuộc họp_

**Giờ bắt đầu:**

**Địa điểm hoặc liên kết video:**

**Chủ tọa:** _Người chủ trì cuộc họp_

**Người ghi biên bản:**

## Thành phần tham dự

| Họ tên | Vai trò | Có mặt, vắng mặt hoặc vắng có phép |
| --- | --- | --- |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |

**Khách mời:**

## Số người dự họp tối thiểu (túc số) tùy chọn

**Đủ số người dự họp theo quy định:** ☐ Đủ ☐ Không đủ

## Biên bản kỳ họp trước tùy chọn

**Biên bản kỳ họp trước được:** ☐ thông qua nguyên văn ☐ thông qua sau khi chỉnh sửa ☐ chưa đưa ra xem xét

## Chương trình họp

1. Nội dung thứ nhất
2. Nội dung thứ hai
3. Nội dung thứ ba

## Tóm tắt

_Hai đến bốn câu: mục đích của cuộc họp và kết quả chính._



## Thảo luận và kết quả

| Nội dung họp | Tóm tắt thảo luận (tùy chọn) | Kết quả |
| --- | --- | --- |
|   |   |   |
|   |   |   |
|   |   |   |

_Ghi lại điều đã được quyết định hoặc đã làm. Chỉ tóm tắt phần thảo luận với cuộc họp không chính thức; biên bản chính thức ghi đề xuất và quyết định, không ghi lại tranh luận._

## Quyết định

| Quyết định | Cách thông qua (biểu quyết, đồng thuận hoặc chủ tọa quyết định) |
| --- | --- |
|   |   |
|   |   |
|   |   |

## Đề xuất và biểu quyết tùy chọn

| Nội dung đề xuất (nguyên văn) | Người đề xuất | Kết quả (thông qua hoặc không thông qua) | Số phiếu, nếu có kiểm phiếu |
| --- | --- | --- | --- |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |

## Công việc cần thực hiện

| Công việc | Người phụ trách | Hạn hoàn thành | Trạng thái |
| --- | --- | --- | --- |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |
|   |   |   |   |

## Vấn đề còn bỏ ngỏ

- Vấn đề bỏ ngỏ thứ nhất
- Vấn đề bỏ ngỏ thứ hai

## Cuộc họp tiếp theo

**Ngày:**

**Giờ:**

**Địa điểm:**

## Bế mạc

**Cuộc họp kết thúc lúc:**

## Phê duyệt tùy chọn

Thư ký: ______________

Chủ tọa: ______________

Ngày phê duyệt: ______________

Template from hushscript.com

Nội dung cần có trong biên bản cuộc họp

Biên bản trả lời ba câu hỏi cho những người không có mặt: ai đã họp, đã quyết định gì và tiếp theo sẽ làm gì. Mẫu đi theo đúng thứ tự đó.

• Thông tin và thành phần tham dự. Nhóm, ngày, giờ, địa điểm, chủ tọa, người ghi biên bản và những người có mặt.
• Chương trình họp và kết quả. Mỗi nội dung họp một dòng kèm kết quả, thêm tóm tắt thảo luận nếu cuộc họp không chính thức.
• Quyết định. Điều đã được quyết định và cách thông qua: biểu quyết, đồng thuận hoặc chủ tọa quyết định.
• Công việc cần thực hiện. Công việc, người phụ trách, hạn hoàn thành và trạng thái.
• Cuộc họp tiếp theo và bế mạc. Khi nào họp lại và cuộc họp này kết thúc lúc nào.

Hướng dẫn ghi biên bản của W3C rút gọn công việc này thành bốn thứ cần ghi: chủ đề thảo luận, công việc cần thực hiện, quyết định và thông báo. Nếu bạn muốn xem ví dụ về biên bản cuộc họp trước khi bắt đầu, bản xem trước phía trên cho thấy mọi mục theo thứ tự, sẵn sàng để điền. Với cơ quan, tổ chức chính thức, câu hỏi thường gặp về Robert’s Rules of Order nói thẳng hơn: “Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.” (tạm dịch: biên bản ghi lại những gì đã được thực hiện tại cuộc họp, không ghi lại những gì đã được nói). Cách trình bày đơn giản: mục ngắn, lời lẽ trung lập, mỗi dòng một quyết định.

Cách viết biên bản cuộc họp bằng mẫu này

1. Trước cuộc họp. Sao chép mẫu. Điền nhóm, ngày, chủ tọa và các nội dung họp, rồi liệt kê những người được mời vào bảng thành phần tham dự.
2. Trong cuộc họp. Ghi kết quả của từng nội dung họp, không ghi từng lời phát biểu. Ghi mỗi quyết định ngay khi nó được đưa ra. Khi ai đó nhận việc, ghi tên người đó và hạn hoàn thành ngay tại chỗ.
3. Ngay sau cuộc họp. Chỉnh lại các mục khi bạn còn nhớ rõ, rồi gửi bản nháp cho chủ tọa.

Nếu bạn là thư ký, các dòng trống có sẵn để bạn chỉ cần gõ điều đã diễn ra. Bỏ những dòng không dùng.

Biên bản cuộc họp có công việc cần thực hiện

Danh sách công việc thường được đọc riêng, tách khỏi phần còn lại của biên bản, như hướng dẫn của W3C đã lưu ý, nên hãy viết mỗi công việc sao cho tự đứng được. Bắt đầu bằng một động từ, nêu một người phụ trách và một ngày hạn: “Gửi dự toán đã chỉnh sửa cho phòng tài chính. Người phụ trách: Priya. Hạn: 14/11.” Theo dõi trạng thái ở cột cuối, và đưa các việc chưa xong vào biên bản của cuộc họp sau. Mẫu cũng có danh sách Vấn đề còn bỏ ngỏ cho những điều chưa ai giải quyết được.

Biên bản họp hội đồng quản trị, hội đồng thành viên và các tổ chức khác

Các tổ chức chính thức ghi nhiều hơn. Các mục tùy chọn đáp ứng việc đó:

• Số người dự họp tối thiểu (túc số). Theo Robert’s Rules, không thể giải quyết các vấn đề quan trọng khi chưa đủ túc số, nên các cơ quan chính thức ghi nhận rằng đã đủ.
• Biên bản kỳ họp trước. Ghi lại biên bản lần trước được thông qua nguyên văn, thông qua sau khi chỉnh sửa hay chưa đưa ra xem xét.
• Đề xuất và biểu quyết. Nguyên văn từng đề xuất, người đề xuất, kết quả và số phiếu nếu có kiểm phiếu.
• Phê duyệt. Dòng chữ ký và ngày cho thư ký và chủ tọa.

Dùng cho biên bản họp hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban quản trị chung cư, họp công ty, họp ủy ban, họp phụ huynh, họp chi bộ, họp lớp, họp một câu lạc bộ hay một hội nhóm. Nhóm của bạn phải ghi những gì và theo hình thức nào là do điều lệ, quy chế hoặc các văn bản quản trị khác của nhóm quy định. Hãy kiểm tra chúng trước khi dựa vào bất kỳ mẫu nào.

Ghi chú cuộc họp hay biên bản cuộc họp?

Biên bản là bản ghi chung của một cuộc họp. Ghi chú cuộc họp là bản ghi làm việc nhẹ hơn cho riêng bạn hoặc nhóm của bạn. Mẫu này dùng được cho cả hai. Với ghi chú họp nhóm, họp tuần, họp dự án, họp công việc hay một buổi trao đổi một-một, hãy bỏ các mục tùy chọn. Giữ lại phần thông tin, tóm tắt, quyết định, công việc cần thực hiện và vấn đề còn bỏ ngỏ. Bạn sẽ có một biên bản họp nhóm ngắn, gọn. Với cuộc họp hội đồng hoặc ủy ban, hãy giữ các mục chính thức.

Dùng trong Word, Google Docs hoặc Notion

• Word. Mở file .docx đã tải về và thay phần chữ màu xám. Xóa các mục tùy chọn bạn không dùng.
• Google Docs. Tải file .docx lên Google Drive rồi nhấp đúp để mở trong Google Docs. Google mô tả các bước trên trang trợ giúp về file Office.
• Notion. Notion nhập được file Markdown, nên hãy nhập file .md đã tải về. Xem hướng dẫn nhập dữ liệu của Notion.
• Trên giấy. Dùng nút In trên trang này, hoặc in file Word, để có mẫu biên bản cuộc họp in được với các dòng trống để viết tay.

Bạn được dùng, sao chép và chỉnh sửa mẫu miễn phí, không cần ghi nguồn.

Điền biên bản từ bản ghi

Nếu mọi người trong cuộc họp đã đồng ý ghi âm, hãy tải bản ghi lên chuyển cuộc họp thành văn bản. Phiên âm toàn bộ cần có tài khoản và số phút. Tài khoản cá nhân đủ điều kiện nhận 30 phút miễn phí một lần, sau khi xác minh thẻ hoặc cùng lần mua đầu tiên. Bạn nhận bản phiên âm có thể chỉnh sửa, có nhãn người nói và mốc thời gian, để kiểm tra ai đã đồng ý điều gì.

Lần tạo Insights tùy chọn đầu tiên cho mỗi bản phiên âm là miễn phí. Nó tạo bản xuất biên bản cuộc họp gồm tóm tắt, quyết định và công việc cần thực hiện. Hãy coi đó là bản nháp: đối chiếu từng dòng với bản phiên âm, rồi tự thêm thành phần tham dự, người phụ trách, hạn hoàn thành, đề xuất và phần phê duyệt. Chưa có bản ghi? Máy ghi âm miễn phí ghi ngay trên thiết bị của bạn.

Cập nhật: 1 tháng 11, 2026