Protokoll-Vorlage kostenlos: Besprechungsprotokoll

# Besprechungsprotokoll

_Ersetzen Sie den grauen Text und löschen Sie die optionalen Abschnitte, die Sie nicht verwenden._

## Angaben zur Besprechung

**Gruppe oder Organisation:** _Name der Gruppe_

**Art der Besprechung:** _Regelmäßig, außerordentlich, Ausschuss oder Team_

**Datum:** _Tag der Besprechung_

**Beginn:**

**Ort oder Videolink:**

**Sitzungsleitung:** _Wer den Vorsitz hatte_

**Protokollführung:**

## Anwesenheit

| Name | Funktion | Anwesend, abwesend oder entschuldigt |
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**Gäste:**

## Beschlussfähigkeit optional

**Beschlussfähigkeit festgestellt:** ☐ Ja ☐ Nein

## Vorheriges Protokoll optional

**Das Protokoll der vorherigen Sitzung wurde:** ☐ wie vorgelegt genehmigt ☐ mit Änderungen genehmigt ☐ nicht behandelt

## Tagesordnung

1. Erster Tagesordnungspunkt
2. Zweiter Tagesordnungspunkt
3. Dritter Tagesordnungspunkt

## Zusammenfassung

_Zwei bis vier Sätze: der Zweck der Besprechung und ihr wichtigstes Ergebnis._



## Diskussion und Ergebnisse

| Tagesordnungspunkt | Zusammenfassung der Diskussion (optional) | Ergebnis |
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_Halten Sie fest, was beschlossen oder getan wurde. Fassen Sie die Diskussion nur bei informellen Besprechungen zusammen; ein förmliches Protokoll hält Anträge und Beschlüsse fest, nicht die Debatte._

## Beschlüsse

| Beschluss | Wie er zustande kam (Abstimmung, Konsens oder Entscheidung der Leitung) |
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## Anträge und Abstimmungen optional

| Antrag (genauer Wortlaut) | Gestellt von | Ergebnis (angenommen oder abgelehnt) | Stimmenzahl, falls gezählt |
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## Aufgaben

| Aufgabe | Verantwortlich | Fällig am | Status |
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## Offene Fragen

- Erste offene Frage
- Zweite offene Frage

## Nächste Besprechung

**Datum:**

**Uhrzeit:**

**Ort:**

## Sitzungsende

**Besprechung beendet um:**

## Genehmigung optional

Schriftführung: ______________

Sitzungsleitung: ______________

Genehmigt am: ______________

Template from hushscript.com

Was in ein Besprechungsprotokoll gehört

Ein Protokoll beantwortet für alle, die nicht dabei waren, drei Fragen: Wer hat sich getroffen, was wurde beschlossen und wie geht es weiter? Die Vorlage folgt dieser Reihenfolge.

• Angaben und Anwesenheit. Gruppe, Datum, Uhrzeit, Ort, Sitzungsleitung, Protokollführung und wer gekommen ist.
• Tagesordnung und Ergebnisse. Eine Zeile pro Tagesordnungspunkt mit dem Ergebnis, bei informellen Besprechungen dazu eine Zusammenfassung der Diskussion.
• Beschlüsse. Was beschlossen wurde und wie: Abstimmung, Konsens oder Entscheidung der Leitung.
• Aufgaben. Die Aufgabe, wer sie übernimmt, die Frist und der Status.
• Nächste Besprechung und Sitzungsende. Wann Sie sich wieder treffen und wann diese Besprechung endete.

Die Tipps des W3C zum Protokollieren reduzieren die Aufgabe auf vier Dinge, die festzuhalten sind: Diskussionsthemen, Aufgaben, Beschlüsse und Mitteilungen. Wenn Sie vorab ein Beispiel für ein Besprechungsprotokoll sehen möchten, zeigt die Vorschau oben alle Abschnitte der Reihe nach, bereit zum Ausfüllen. Für ein förmliches Gremium sind die FAQ zu Robert’s Rules of Order deutlicher: Ein Protokoll sei eine Aufzeichnung dessen, was in einer Sitzung getan wurde, nicht dessen, was gesagt wurde. Die Form ist schlicht: kurze Einträge, neutrale Formulierungen, ein Beschluss pro Zeile.

So protokollieren Sie mit dieser Vorlage

1. Vor der Besprechung. Kopieren Sie die Vorlage. Tragen Sie Gruppe, Datum, Sitzungsleitung und Tagesordnungspunkte ein und listen Sie die eingeladenen Personen in der Anwesenheitstabelle auf.
2. Während der Besprechung. Schreiben Sie das Ergebnis jedes Tagesordnungspunkts auf, nicht jede Wortmeldung. Halten Sie jeden Beschluss fest, sobald er fällt. Übernimmt jemand eine Aufgabe, notieren Sie sofort den Namen und die Frist.
3. Direkt danach. Bereinigen Sie die Einträge, solange Sie den Raum noch vor Augen haben, und schicken Sie den Entwurf an die Sitzungsleitung.

Als Schriftführerin oder Schriftführer finden Sie leere Zeilen vor, in die Sie nur eintragen, was geschehen ist. Streichen Sie Zeilen, die Sie nicht brauchen.

Besprechungsprotokoll mit Aufgaben

Aufgaben werden oft ohne den Rest des Protokolls gelesen, wie auch die Tipps des W3C anmerken. Formulieren Sie jede Aufgabe daher so, dass sie für sich steht. Beginnen Sie mit einem Verb, nennen Sie eine verantwortliche Person und ein Datum: „Überarbeitetes Budget an die Finanzabteilung schicken. Verantwortlich: Anja. Fällig: 14. Nov.“ Verfolgen Sie den Status in der letzten Spalte und übernehmen Sie offene Punkte in das Protokoll der nächsten Besprechung. Die Vorlage enthält außerdem eine Liste Offene Fragen für alles, was noch niemand klären konnte.

Protokoll für Vorstand, Verein und Eigentümerversammlung

Förmliche Gruppen halten mehr fest. Die optionalen Abschnitte decken das ab:

• Beschlussfähigkeit. Nach Robert’s Rules können ohne Beschlussfähigkeit keine wesentlichen Geschäfte erledigt werden, daher vermerken förmliche Gremien, dass sie gegeben war.
• Vorheriges Protokoll. Halten Sie fest, ob das letzte Protokoll wie vorgelegt genehmigt, mit Änderungen genehmigt oder nicht behandelt wurde.
• Anträge und Abstimmungen. Der genaue Wortlaut jedes Antrags, wer ihn gestellt hat, das Ergebnis und die Stimmenzahl, falls gezählt wurde.
• Genehmigung. Zeilen für Unterschrift und Datum von Schriftführung und Sitzungsleitung.

Nutzen Sie sie für einen Vorstand, den Vorstand eines Vereins, eine Eigentümerversammlung, eine Gesellschafterversammlung, einen Ausschuss, einen Elternbeirat, eine Kirchengemeinde oder einen Club. Welche Angaben Ihre Gruppe festhalten muss und in welcher Form, regeln Satzung, Gesellschaftsvertrag oder andere Statuten. Prüfen Sie diese, bevor Sie sich auf eine Vorlage verlassen.

Besprechungsnotizen oder Besprechungsprotokoll?

Ein Protokoll ist die gemeinsame Aufzeichnung einer Besprechung. Besprechungsnotizen sind eine leichtere Arbeitsunterlage für Sie oder Ihr Team. Beides passt in diese Vorlage. Für Team-, Wochen-, Projekt- oder Geschäftsbesprechungen und für ein Einzelgespräch lassen Sie die optionalen Abschnitte weg. Behalten Sie Angaben, Zusammenfassung, Beschlüsse, Aufgaben und offene Fragen. So entsteht ein kurzes, einfaches Protokoll. Für eine Vorstands- oder Ausschusssitzung behalten Sie die förmlichen Abschnitte.

In Word, Google Docs oder Notion verwenden

• Word. Öffnen Sie die heruntergeladene .docx-Datei und ersetzen Sie den grauen Text. Löschen Sie die optionalen Abschnitte, die Sie nicht verwenden.
• Google Docs. Laden Sie die .docx-Datei in Google Drive hoch und öffnen Sie sie per Doppelklick in Google Docs. Die Schritte beschreibt Google auf seiner Hilfeseite zu Office-Dateien.
• Notion. Notion importiert Markdown-Dateien, importieren Sie also den .md-Download. Siehe die Importhilfe von Notion.
• Auf Papier. Nutzen Sie die Schaltfläche Drucken auf dieser Seite oder drucken Sie die Word-Datei, für eine druckbare Protokoll-Vorlage mit leeren Zeilen zum Beschreiben.

Die Vorlage ist kostenlos nutzbar, kopierbar und bearbeitbar, eine Namensnennung ist nicht nötig.

Das Protokoll aus einer Aufnahme ausfüllen

Wenn alle Beteiligten einer Aufnahme zugestimmt haben, laden Sie sie zum Meeting transkribieren hoch. Für die vollständige Transkription brauchen Sie ein Konto und Minuten. Berechtigte persönliche Konten erhalten einmalig 30 Freiminuten, nach der Kartenverifizierung oder mit dem ersten Kauf. Sie erhalten ein bearbeitbares Transkript mit Sprecherbeschriftung und Zeitstempeln, sodass Sie prüfen können, wer wem zugestimmt hat.

Die erste optionale Insights-Generierung pro Transkript ist kostenlos. Sie erstellt einen Besprechungsprotokoll-Export mit Zusammenfassung, Beschlüssen und Aufgaben. Betrachten Sie ihn als Entwurf: Prüfen Sie jede Zeile am Transkript und ergänzen Sie dann Anwesenheit, Verantwortliche, Fristen, Anträge und Genehmigung selbst. Noch keine Aufnahme? Der kostenlose Audiorecorder nimmt auf Ihrem Gerät auf.

Aktualisiert: 1. November 2026